Λίστα ελέγχου βασικών οικονομικών εγγράφων για επιχειρήσεις

Σχεδιάσαμε αυτή η λίστα ελέγχου για να βοηθήσει την επιχείρησή σας να οργανώσει σωστά τα βασικά οικονομικά της έγγραφα, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα την ακρίβεια των λογιστικών αρχείων και τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία. Γενικά η σωστή οργάνωση διευκολύνει την παρακολούθηση της οικονομικής σας κατάστασης και την αποτελεσματική συνεργασία με τον λογιστή σας. Κυρίως όμως διασφαλίζει την ετοιμότητα της επιχείρησης σε περίπτωση ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές.
Ελέγχετε τακτικά ότι έχετε στην κατοχή σας όπως και ότι αρχειοθετείτε σωστά τα παρακάτω έγγραφα. Η συχνότητα αρχειοθέτησης μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον όγκο των συναλλαγών σας, ωστόσο καλό είναι να την εφαρμόζετε τουλάχιστον μηνιαίως.

Τιμολόγια Εσόδων (Πωλήσεων):

– Φυλάγετε αντίγραφα όλων των τιμολογίων που εκδίδετε προς τους πελάτες σας.
– Οργανώνετε κατά χρονολογική σειρά ή ανά πελάτη.
Βεβαιωθείτε επίσης ότι κάθε τιμολόγιο είναι σωστά εκτυπωμένο καθώς και ότι περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία.

Τιμολόγια Εξόδων (Αγορών):

– Φυλάγετε όλα τα πρωτότυπα τιμολόγια που λαμβάνετε από τους προμηθευτές σας για αγορές αγαθών, υπηρεσιών ή πάγιων στοιχείων.
– Διαχωρίζετε κατά χρονολογική σειρά ή ανά προμηθευτή.
Ελέγχετε ότι κάθε τιμολόγιο είναι έγκυρο καθώς και ότι αφορά την επιχειρηματική σας δραστηριότητα.

Αποδείξεις Λιανικής Πώλησης:

– Εσόδων: Φυλάγετε αντίγραφα των αποδείξεων που εκδίδετε από την ταμειακή σας μηχανή.
– Εξόδων: Φυλάγετε τις αποδείξεις για μικροέξοδα που σχετίζονται με την επιχείρηση.
– Οργανώνετε κατά χρονολογική σειρά.
Διαχωρίζετε τις αποδείξεις επαγγελματικών εξόδων από τις προσωπικές αποδείξεις.

Τραπεζικές Κινήσεις (Bank Statements):

– Φυλάγετε αντίγραφα των μηνιαίων ή περιοδικών τραπεζικών λογαριασμών της επιχείρησης.
– Αποθηκεύετε τα ηλεκτρονικά αντίγραφα με ασφάλεια.
– Οργανώνετε κατά τραπεζικό λογαριασμό καθώς και χρονολογική σειρά.
Συμφωνείτε πάντα τις τραπεζικές κινήσεις με τα λογιστικά σας αρχεία.

Έγγραφα Πληρωμών:

– Αποδείξεις Πληρωμής Προμηθευτών
– Αποδείξεις Είσπραξης από Πελάτες
_ Έγγραφα Μισθοδοσίας
Οργανώνετε ανάλογα με τον τύπο της πληρωμής καθώς και χρονολογικά.

Συμβάσεις

– Πελατών, Προμηθευτών, Εργαζομένων, Συμβάσεις μίσθωσης, δανείων κ.λπ. Οργανώνετε ανά αντισυμβαλλόμενο.

Φορολογικά Έγγραφα:

– Αντίγραφα όλων των υποβληθεισών δηλώσεων ΦΠΑ.
– Αντίγραφα όλων των υποβληθεισών δηλώσεων φόρου εισοδήματος.
– Λοιπά Φορολογικά Έγγραφα όπως ειδοποιήσεις πληρωμής, βεβαιώσεις, κ.λπ.. Γενικά οργανώνετε κατά φορολογική περίοδο.

Επιπλέον Έγγραφα Ανάλογα με τη Νομική Μορφή:

– Ατομική Επιχείρηση:
Άδεια άσκησης επαγγέλματος (εφόσον είναι απαραίτητη),
Βεβαίωση έναρξης δραστηριότητας
– Εταιρείες (ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ):
Καταστατικό της εταιρείας (καθώς και τυχόν τροποποιήσεις αυτού).
Πρακτικά Διοικητικού Συμβουλίου/Γενικών Συνελεύσεων.
Βιβλίο Εταίρων/Μετόχων.
Πιστοποιητικά ΓΕΜΗ.

Επισημάνσεις:

– Γενικά, διατηρείτε τα έγγραφα για το χρονικό διάστημα που ορίζει η νομοθεσία. Ο λογιστής σας είναι αυτός που θα σας ενημερώσει σχετικά.
– Εξετάζετε την δυνατότητα ψηφιοποίησης των εγγράφων σας ώστε να έχετε ευκολότερη πρόσβαση και αρχειοθέτηση. Επίσης φροντίστε για την ασφάλεια των ψηφιακών σας αρχείων.
– Για την ονομασία των ψηφιακών σας αρχείων γράφετε πρώτα το έτος και στη συνέχεια το είδος του εγγράφου, έτσι ώστε να έχετε ορθή ταξινόμηση. πχ «2025_05 Μισθοδοτική Κατάσταση»
– Συνεργάζεστε με τον λογιστή σας. Επίσης ρωτήστε τον για οποιαδήποτε αμφιβολία σχετικά με την οργάνωση των εγγράφων σας. Γενικά, η σωστή οργάνωση διευκολύνει την εργασία του και εξασφαλίζει την ακρίβεια των οικονομικών σας.

Download